1. Zacznij od pytania, po co jest PMO
Zanim powstanie pierwszy szablon, ustal z zarządem, jakie decyzje PMO ma ułatwiać. Inaczej wygląda biuro, które ma pilnować jednej, wieloletniej transformacji, a inaczej takie, które wspiera stały portfel projektów w wielu krajach. Odpowiedź na to pytanie decyduje o wszystkim, co dalej.
2. Wybierz model działania
Najczęściej spotykane modele to:
- PMO wspierające: dostarcza standardy, szablony i szkolenia, ale nie prowadzi projektów,
- PMO kontrolujące: wymaga stosowania standardów i pilnuje jakości raportowania,
- PMO prowadzące: zatrudnia kierowników projektów i bezpośrednio odpowiada za dowiezienie,
- biuro transformacji (TMO): łączy portfel projektów z celami biznesowymi konkretnej zmiany i raportuje bezpośrednio do zarządu.
W praktyce wiele organizacji zaczyna od modelu wspierającego i stopniowo przejmuje więcej odpowiedzialności, gdy rośnie zaufanie do biura.
3. Zaprojektuj governance, zanim zaczniesz raportować
Governance to odpowiedź na pytanie, kto, kiedy i na jakiej podstawie podejmuje decyzje. Ustal komitety sterujące, ścieżki eskalacji i progi, przy których decyzja musi trafić wyżej. Dopiero wtedy zaprojektuj raport. Dobry raport dla zarządu mieści się na jednej stronie i pokazuje to, co wymaga decyzji, a nie wszystko, co się wydarzyło.
4. Zbuduj zespół
Opisz profil kompetencji kierownika projektu i analityka PMO, zanim zaczniesz rekrutować. Doświadczenie pokazuje, że inwestycja w rozwój zespołu się zwraca: przy budowie globalnego biura transformacji, w której uczestniczyli nasi doradcy, ponad 20 kierowników projektów pracowało według wspólnej metodyki, a 80% z nich awansowało.
5. Wprowadź standardy stopniowo
Wspólna metodyka, szablony i szkolenia dają efekt dopiero wtedy, gdy są używane wszędzie. Zacznij od kilku kluczowych elementów, np. statusu, rejestru ryzyk i harmonogramu, i rozszerzaj zakres, gdy się przyjmą. Wspólne standardy dla wszystkich regionów pozwoliły w jednym z naszych programów podnieść efektywność dostarczania o 40%.
6. Mierz wartość PMO
Ustal, po czym poznasz, że PMO działa. Przykładowe mierniki to odsetek projektów dowiezionych w terminie i budżecie, czas od wykrycia ryzyka do decyzji czy udział inicjatyw powiązanych z celami strategii. Regularnie oceniaj dojrzałość biura i planuj kolejne kroki rozwoju.
Najczęstsze błędy przy budowie PMO
- zaczynanie od narzędzia, zanim powstanie model i governance,
- zbyt wiele szablonów na start,
- brak sponsora w zarządzie,
- raport, który opisuje przeszłość, zamiast wskazywać decyzje do podjęcia.
Budujemy PMO i biura transformacji od zera oraz oceniamy dojrzałość istniejących. Jeśli stoisz przed takim zadaniem, chętnie podzielimy się doświadczeniem.